• 公開日:2020/04/07(最終更新日:2022/05/24)

仕事でこんな質問の仕方は嫌われる!丸投げをやめて生産性を高めるコツとは?

質問 丸投げ

仕事をしていくうえで、「質問する機会がまったくない!」という人はいないですよね。

業務を円滑に進めるためにはわからないことを理解しなければならず、そのためには会社で経験を持っている先輩・上司へ質問する必要があります。

しかし、「質問の仕方で怒られた」「忙しそうにしていて聞けない」などで成長できない人が多くいます。

上手に質問する人は知識を取り入れて、周りをおいてさらに伸びていくことがほとんどです。

逆に質問が下手で質問をしても何故か怒られるという人は、それ自体が嫌になって学べずに働くのが嫌になることも…。

仕事をしていて、質問の仕方に悩んだら「結論に理由(背景)を添えて」みましょう。

例文

  • ■■の解答はどうするべきですか?
  • ▲▲から資料を確認しましたが、合う内容があリませんでした。
  • 〇〇で突っ込まれて▲▲が出来ず、■■の解答で困りましたのでどうするべきかお伺いしたいです。

では、なぜこのように面倒な質問の仕方をしなければならないのでしょうか

そこで、これから知るべき考え方は以下の3つです。

  • 『丸投げの質問は時代遅れである』
  • 『質問は相手の時間を奪う行為である』
  • 『丸投げの質問の仕方は仕事に悪影響を与える』

この記事では、仕事で成長できる新時代にマッチした質問の仕方をする理由を深掘りし、将来性を高める考え方を紹介します。

自分で気づかないうちに嫌われる質問をしていることもあるので、ぜひ参考にしてください。

仕事の質問でこんな聞き方は時代遅れ

時代遅れ 質問

仕事の質問で嫌われるものはどんなものか、考えたことはありますか?

ずばり、嫌われる質問とは頭を使ってない質問です(厳しい言葉ですが…)。

「頭を使っていない質問」とは、自ら考えずにすぐ相手に答えを聞く、つまり丸投げの質問のことです。

例えば、日々の業務をこなしているときに課題・疑問にぶつかり、以下のような質問をしたことはないでしょうか。

  • 「〇〇がわからないので教えてください。」
  • 「どうすればいいですか?」
  • 「〇〇はどこにありますか?」

こういった質問を繰り返していれば、新人のときには許されても将来的に嫌われます

では、どうしたら良いのか考えるために、質問の本質を相手の立場で考えてみましょう。

質問は相手の時間を奪うものである

 

新人から上司へ投げかける質問は、相手の時間をもらって教えてもらう行為そのものです。

上司には教える義務がある」という声が聞こえてきそうですが、質問は相手の時間を奪うという本質は変わりません

これを理解できていない人は、自然に嫌われるような質問を繰り返し、成長する機会を失います。

例えば、ベンチャー企業といった生産性が求められる業種の場合、限られた時間の効率化は重要視されます。

そのなかで質問された相手は思考を止めて、それから質問の内容を考え、質問者に対して答えを与えたり、与えなかったりするわけです。

これでは、質問の仕方を考える前に、忙しそうで声がかけられない状態になるのも無理はありません。

さらに、定型業務はマニュアル化され、ナレッジや情報の共有がネットを使って手軽になった現代では、この限られた時間というリソースの重さが『質問の仕方をある程度まで制限』してしまいます。

限られた時間で答えられる質問が必要

仕事で質問の仕方を考えるとき、時間が重要であることはわかったはずです。

そして、ここから考えるべきは『限られた時間で答えられる質問』

どのような人でも、仕事中で悩み・考える時間がありますよね。場合によっては、集中して取り組みたいときもあるでしょう。

どんなに的を射た良い質問でも、集中している時に流れを遮られるとイラッとしてしまうことはあります。良い質問でも、です。

たしかに、業務を進めるために必要なことであれば、タイミングが悪かったとしても先輩・上司はしぶしぶ答えてくれるかもしれません。

では、最初に話を戻して丸投げの質問であった場合はどうでしょうか

正解を聞くような丸投げの質問をされた相手は、きっとこう感じているはずです。

『なぜ自分で考えられないのか。なぜ調べられないのか。』

『そんなことは調べればわかる。質問する必要もない事だ。』

丸投げの質問では、質問者がどこまで理解しているかも不明確です、初めから終わりまで説明する必要性を感じます。

すぐわかる必要ないことで時間を奪いますから、繰り返せば嫌われないわけがありません。

質問という行為は、相手の時間を奪う本質はどのような質問であっても同じです。

丸投げの質問の仕方は仕事に悪影響を与える

質問 将来性

頭を使わずに正解ばかり求めるような丸投げの質問をする人は、指示待ち人間になっていきます

どのような仕事でも、はじめのうちは練習のような簡単なものや、実務に入る前の研修ばかりのはずです(よほどおかしな会社でなければ)。

こうした新人が任される仕事というのは、自分で調べたり、やり方を確認したりすると一定の業務成果は出せる形に調整されているはずです。

そのなかで、「そんな仕事もできないの?」となってしまったら、お荷物にしかならないですよね。

正解を知れば仕事の効率は良い

正解を知れば仕事の効率は良いのだから、教えてもらった方が早いだろう

確かに、すぐに正解を聞いたほうが、その後の業務効率が高まります。これは事実です。

仕事なんてものは、内容を深く理解している人がやればそれで済むことですし、先輩や上司がささっと済ませてしまうほうが断然早く、クオリティも高くなるでしょう。

しかし、そこで答えばかり求めていると、そこに至るまでに必要な知識や工数が抜け落ちます

指示を受ければ多少スピードが劣るコピーロボットのように働けますが、なぜその業務となっているのかを考えられず、「与えられた仕事の本質」を理解できないからです。

IT化が急速に進んだ2020年代の業務環境では、任せられた仕事をただこなすだけの人材は評価されないことがほとんど

少しでも新しい風を吹き込み、業務を効率化してさらに磨きがかかっていく人材が将来的に重要視されます。

そのため、任された業務の本質を見極めて問題点に気づいたり、自分から仕事を見つけたりして、さらにブラッシュアップする意欲が求められます。

厳しい一言になりますが、毎回指示が必要な人間は上司を越える能力が身につかない可能性が高く、会社に必要とされる人材ではありません。

正解を聞いてしまうことは、一見効率がいいように思えますが、長期的に見ればまったくの無意味。指示待ち人間まっしぐらです。

こんなことを言うと余計に質問が怖くなるかもしれません。しかし、対処法はあります。

嫌われる質問をしないで、良い質問をするだけで圧倒的に今後の質が変わります。

すぐ実践!経験から得た良い質問の仕方

質問の仕方 仕事

ここまで、仕事における質問の仕方を悩む人に向けて、以下の良い質問の仕方を考えるために知っておくべき知識に触れました

  • 『丸投げの質問は時代遅れである』
  • 『質問は相手の時間を奪う行為である』
  • 『丸投げの質問の仕方は仕事に悪影響を与える』

では、ここからは筆者が経験から得た良い質問の仕方を紹介します。

結論からいうと、『自己解決できるか試してから、経緯を含めて質問する』です。

これまでと何が違うのかを知るために、以下の流れにわけて説明しますね。

  1. 質問の前に考える時間を用意する
  2. 与えられたリソースで解答を調べる
  3. 一定の時間で区切って経緯をまとめる
  4. 結論と合わせて質問する

質問の前に考える時間を用意する

何か答えを知りたい課題・疑問に直面したときは、質問の前に考える時間を用意しましょう。

想像力を働かせて、どのような業務の構造になっているのかを考えます。

例えば、「営業の電話をかける」だと、本業ではないのでざっくりですが、構造があるはずです。

  • 営業のリストを専用のシートに記述する
  • 営業のトークスクリプトを確認する
  • 実際にリストから営業の電話をかける
  • トークスクリプトにあわせて進める
  • 結果をシートに記述する
  • 情報を共有するまたは特定の場所へ残す
    ※あくまで例ですので企業ごとに異なります

このなかで、トークスクリプトに記載されているのにもかかわらず、直面した疑問・課題をそのまま質問するとどうでしょう?

時間を奪うだけで、「解答はトークスクリプトを読み込め。」となるだけです。

質問者や回答者は、時間を無駄に使っただけで前には一歩も進めません

実際の仕事現場では、このような簡単なものではないですから、考えても解決しないことがほとんどかと思います。

そして、新人なら仕事の経験も知識も少ないため、疑問や課題にぶつかって当たり前です。

しかし、この質問の前に考える時間を用意するだけで、辞書やネット、自社にあるマニュアルを見るという『行動』を起こせます。

一呼吸おくことで解決したなら質問しないで済みますし、聞いてみるべき事項なのかも再確認できます。

与えられたリソースで解答を調べる

次に、解決しなければ与えられた情報リソースのなかで解答を調べます

渡されたマニュアルや業務に関する資料、社内システムにある情報などをみると、先駆者が似たような状態を想定して情報を残していることがあります。

また、今はネットの情報が豊富ですから、調べればわかることのほうが多いケースがほとんどです。

しかし、それでもわからないことが出てくるかと思います。

そこでやっと質問の出番です。ここまでくれば、質問すべきことも明確になっているはずです。

  • 調べたけど、情報が正しいか判断できないこと
  • 検索したけど解決しなかったこと

こういったことを質問するのであれば、相手も答える内容が明確で、自分も知りたいことが明確なわかり良い質問になるはずです。

一定の時間で区切って経緯をまとめる

与えられたリソースで解答を調べるとき、重要なのは一定の時間で区切ることです。

膨大な情報から適切な解答を見つける行為は、キーワードが少ない新人にとって相当な労力が必要になります。

そこで実践したいのが、10〜15分までといった制限を決めてから動くことです。

質問のタイミングを逃さず、何を知りたいのか明確にならない部分はどこだったのかをメモする時間を確保できます。

例えば、営業のトークスクリプトを確認するとしましょう。

受け答えにあわせてさまざまな条件下で用意されていますが、マニュアル通りに進むことは稀です。

マニュアル外である場合に、何度も細かく調べていては業務の効率が圧倒的に悪いはずです。

そこで、10〜15分マニュアルを熟読したうえで、質問に切り替えます。

このように、調べるときは一定の時間で区切って経緯をまとめ、その内容を相手に伝える形で質問しましょう。

※時間は業務によって異なるため、15分を目安に調整してくださいね。

結論と合わせて質問する

最後に、結論と合わせて質問しましょう。

相手の時間を奪う本質がありますから、結論からスタートした質問の仕方を選ぶとなお良くなります。

例文

  • 〇〇の場合はどう答えたら良いでしょうか?
  • トークスクリプトを確認しましたが、合う内容がなく
  • 〇〇で突っ込まれて▲▲が出来ず、■■の解答で困りました。

どうでしょうか。「〇〇はどうしたらいいですか?」と聞くより、具体的になっているはずです。

さらに、できれば答えは「はい・いいえ」といった一言で答えられる範囲だと、忙しい相手でも最小限の時間で受け答えしてもらえます

仕事で相手に質問する仕方は、紹介した4つの流れが大切です。

何度も繰り返して、先輩や上司から知識を引っ張り出し、自分の力に変えていきましょう。

仕事の質問で嫌われないために…

結論 理由 質問

仕事をしていて質問の仕方で悩んだら、結論に理由を添えましょう

丸投げの質問は、以下の問題があります。

  • 質問は相手の時間を奪う
  • 嫌われる質問が癖になっていれば、会社に入らない人間になる

嫌われるような質問の仕方をしている人は、「質問して、効率的に仕事を進めてしまった方がいい。」という考えから同じことを繰り返します。

先輩や上司は、新入社員に仕事を教える必要があります。

新人育成も業務の一環ではありますが、仕事の正解を教えることは育成でもなんでもないです。

考え方を少し変え、一呼吸おくことから始めてみましょう。

投稿者プロフィール

うさぎが頭にのっている人
うさぎが頭にのっている人編集長
普段はピンクのウサギを頭にのせています。(大嘘)仕事の悩みや転職からフリーになりました。挫折の多い私の人生から、楽になれた方法を発信しています。